Trabajar con datos sueltos en hojas de cálculo termina volviéndose un caos: archivos duplicados, fórmulas rotas y nadie sabe cuál es la versión buena. Si llegaste hasta aquí es porque seguramente ya viviste ese problema y quieres dar el salto a una herramienta más seria. La buena noticia es que aprender cómo crear una base de datos en Access es más sencillo de lo que parece, incluso si nunca abriste el programa.
En esta guía vamos paso a paso, sin tecnicismos innecesarios, para que termines con una base funcional y entiendas qué estás haciendo en cada clic.
¿Qué necesitas antes de empezar?
El error más común es abrir Access y empezar a crear tablas sin pensar. Funciona los primeros días, pero cuando ya tienes 500 registros y descubres que olvidaste un campo clave, rehacer todo es un dolor de cabeza. Antes de tocar el programa, conviene resolver tres cosas básicas:
Tener instalado Microsoft Access (viene con algunas versiones de Microsoft 365, no con todas).
Tener una idea de los campos. No necesitas el diseño perfecto, pero sí saber, por ejemplo, que cada cliente tendrá nombre, teléfono, correo y ciudad.
Un consejo práctico: toma una hoja de papel y escribe a mano qué datos vas a guardar. Suena anticuado, pero te ahorra horas de rediseño. Si tu base es para una papelería, piensa en productos, proveedores, ventas y clientes como tablas separadas, no como una sola lista gigante.
Crear el archivo .accdb
Una vez abierto Access, verás la pantalla de inicio con varias plantillas. Ignora las plantillas por ahora, lo mejor para aprender es partir desde cero. Da clic en Base de datos en blanco.
Access te pedirá dos cosas: un nombre para el archivo y una ubicación. Aquí va un detalle que muchos pasan por alto: el archivo se guarda con extensión .accdb, que es el formato moderno desde Access 2007. Si trabajas con alguien que tiene una versión antigua, puede que necesites guardar como .mdb, pero para la mayoría de los casos actuales, .accdb es lo correcto.
Nombra el archivo con algo descriptivo, como InventarioPapeleria.accdb, no como BaseDatos1.accdb. Cuando tengas tres o cuatro proyectos, vas a agradecerlo.
Crear la primera tabla
Al crear el archivo, Access abre automáticamente una tabla llamada Tabla1 en Vista Hoja de datos. Aquí es donde mucha gente se confunde: esa vista es para capturar registros, no para diseñar la estructura. Para diseñar bien la tabla, cambia a Vista Diseño desde la pestaña Inicio o haciendo clic derecho en la pestaña de la tabla.
Te pedirá guardarla antes de cambiar de vista. Ponle un nombre claro, en singular y sin espacios: Cliente, Producto, Venta. Evita acentos y caracteres especiales, te van a complicar la vida si después conectas Access con otro sistema.
El campo Id y la clave principal
Access crea por defecto un campo llamado Id de tipo Autonumeración, marcado como clave principal. No lo borres. Esa columna es la que identifica de forma única a cada registro. Si más adelante quieres relacionar tablas (clientes con sus pedidos, por ejemplo), vas a necesitar esa clave sí o sí.
Agregar más campos
Debajo del Id, agrega los campos que definiste en papel. Por cada uno tienes que decidir el tipo de dato:
Texto corto para nombres, direcciones, teléfonos.
Número para cantidades o edades.
Moneda para precios.
Fecha/Hora para fechas de nacimiento, registro o venta.
Sí/No para campos tipo booleano (activo, pagado, entregado).
Un detalle clave: aunque un teléfono parezca un número, guárdalo como Texto corto. Los teléfonos no se suman ni se promedian, y si empiezan con cero (común en lada), el tipo Número te lo borra.
Guardar y nombrar campos
Al guardar la tabla, Access valida que todo esté en orden. Aquí van algunos lineamientos para nombrar campos que te van a evitar problemas a futuro:
Usa nombres en una sola palabra o con guiones bajos: nombre_cliente, fecha_registro, precio_unitario. Aunque Access acepta espacios y acentos en los nombres, eso después complica las consultas SQL y los formularios.
Sé consistente: si en una tabla usas id_cliente, no uses ClienteID en otra. Decide un estilo y mantenlo.
Después de guardar, prueba capturar dos o tres registros en Vista Hoja de datos. Es la mejor manera de detectar si olvidaste un campo o si elegiste mal un tipo de dato. Mejor descubrirlo con tres registros que con trescientos.
Errores comunes al inicio
A lo largo de los años he visto repetirse los mismos tropiezos cuando alguien apenas está aprendiendo cómo crear una base de datos en Access. Estos son los que te conviene evitar desde el día uno:
Meter todo en una sola tabla. Si guardas clientes, productos y ventas juntos, terminas duplicando datos y volviendo todo inmanejable. Cada entidad va en su propia tabla.
No definir clave principal. Sin clave principal no hay relaciones, y sin relaciones, Access se queda en una hoja de cálculo glorificada.
Elegir mal los tipos de dato. Códigos postales como número, fechas como texto, precios como texto… cada uno trae su propio problema. Tómate cinco minutos extra al elegir el tipo.
No hacer respaldos. Access guarda solo en el archivo .accdb. Si se corrompe o lo borras, adiós. Copia el archivo a otra ubicación al menos una vez por semana.
Con estos pasos ya tienes la base funcionando. El siguiente nivel es aprender a relacionar tablas, crear formularios y generar consultas, pero eso ya es otra historia. Por ahora, lo importante es que entendiste cómo crear una base de datos
Si manejas información de clientes, inventarios o pedidos en tu empresa, probablemente has llegado a un punto donde Excel ya no es suficiente. Las hojas de cálculo se vuelven lentas, los datos se duplican y encontrar un registro específico entre miles de filas empieza a ser una pesadilla. Aquí es donde entra en juego una herramienta que lleva décadas ayudando a organizaciones de todos los tamaños, pero que muchos siguen subestimando.
En este artículo vamos a desmenuzar qué hace esta herramienta de Microsoft, en qué se diferencia del Excel que ya conoces y, sobre todo, cómo puede aportar valor real a la operación de tu negocio.
¿Qué es Access?
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales que forma parte de la suite Microsoft 365 (en sus planes empresariales). Dicho en cristiano: es un programa que te permite almacenar, organizar y consultar grandes volúmenes de información de forma estructurada, sin necesidad de ser programador.
El problema que resuelve es muy común. Muchas empresas arrancan llevando su inventario, clientes o ventas en hojas de Excel. Funciona al principio, pero con el tiempo aparecen los dolores de cabeza: archivos que pesan demasiado, fórmulas que se rompen, información duplicada entre varios documentos y nadie sabe cuál es la versión buena. Cuando alguien pregunta qué es Microsoft Access y para qué sirve, la respuesta más honesta es: es el siguiente paso lógico cuando Excel se queda corto.
Access combina cuatro elementos principales: tablas (donde viven los datos), consultas (para filtrar y cruzar información), formularios (para capturar datos sin tocar las tablas) e informes (para imprimir o exportar resultados presentables). Todo esto en un solo archivo .accdb que puedes compartir dentro de tu red local.
Diferencias con Excel
Esta es probablemente la duda más frecuente, y tiene sentido: ambos son de Microsoft, ambos manejan datos en algo que parece una tabla. Pero su filosofía es distinta.
Excel es una hoja de cálculo pensada para análisis, cálculos y visualización. Brilla cuando necesitas hacer proyecciones, tablas dinámicas o gráficas sobre conjuntos de datos de tamaño manejable. Access, en cambio, es una base de datos: su fuerte es almacenar información relacionada entre sí de manera consistente y permitir que varias personas la consulten al mismo tiempo.
Algunas diferencias clave en la práctica
Volumen: Excel empieza a sufrir alrededor del millón de filas; Access maneja cómodamente bases de 2 GB con millones de registros.
Relaciones: en Access puedes vincular una tabla de clientes con una de pedidos y otra de productos, evitando duplicar información en cada fila.
Integridad: Access obliga a que los datos cumplan ciertas reglas (tipos de campo, llaves únicas, validaciones). Excel deja pasar casi cualquier cosa.
Multiusuario: varias personas pueden trabajar sobre la misma base de Access al mismo tiempo sin pisarse.
Una regla práctica: si vas a analizar datos, Excel. Si vas a gestionar datos a lo largo del tiempo, Access.
Para qué se usa
Los usos de Access en una empresa son bastante amplios, y no hace falta montar un sistema enorme para aprovecharlo. Con un poco de práctica, puedes construir aplicaciones internas que cubran necesidades muy concretas.
Algunos ejemplos reales que funcionan muy bien:
Control de inventario. Una ferretería o refaccionaria puede llevar el registro de entradas, salidas y existencias por sucursal, con alertas cuando un producto baja de cierto nivel. Todo alimentado desde formularios que captura el personal de piso.
Gestión de clientes y cotizaciones. Un despacho pequeño puede registrar sus prospectos, historial de contacto y cotizaciones enviadas, generando informes listos para imprimir con el logo de la empresa.
Registro de incidencias o tickets. El área de soporte interno puede documentar cada reporte, asignarlo a un responsable y dar seguimiento sin depender de correos sueltos.
Nómina simple, control de asistencia, bitácoras de mantenimiento… la lista sigue. Cualquier proceso repetitivo que hoy vive en Excel o en cuadernos es candidato a migrar a Access.
Además, puedes conectar Access con SQL Server, SharePoint o incluso con datos en la nube, lo que le da un rango de aplicación mucho mayor del que aparenta a primera vista.
Quién debería usarlo
No todas las empresas necesitan Access, y tampoco todos los puestos dentro de una empresa. Tiene sentido considerarlo si te encuentras en alguno de estos perfiles:
PyMEs que ya sienten los límites de Excel pero no tienen presupuesto para un ERP.
Áreas específicas dentro de empresas grandes (compras, calidad, RH) que necesitan una solución a la medida y rápida.
Analistas y administrativos con perfil técnico que quieren automatizar tareas repetitivas sin convertirse en programadores.
Consultores independientes que manejan información de varios proyectos o clientes y buscan un sistema portable.
¿Cuándo no es la mejor opción? Si necesitas acceso web nativo para usuarios externos, si vas a manejar cientos de usuarios concurrentes o si tu operación requiere alta disponibilidad 24/7. En esos casos conviene mirar hacia SQL Server, soluciones en la nube o desarrollos a medida.
Conclusión
Microsoft Access sigue siendo una de las herramientas más subestimadas del ecosistema de Microsoft 365. No porque sea perfecta ni porque sea la solución para todo, sino porque resuelve un problema muy concreto de una manera que pocas opciones en su rango de precio y accesibilidad pueden igualar: darle estructura real a los datos de una organización cuando Excel ya se quedó corto y un ERP completo aún está fuera de alcance.
Si en tu empresa los datos crecen más rápido que la capacidad de tus hojas de cálculo para contenerlos, si la información se duplica entre archivos y nadie sabe cuál es la versión oficial, o si varios colaboradores necesitan consultar y capturar datos al mismo tiempo, Access merece una evaluación seria. No requiere un equipo de TI, no exige conocimientos de programación avanzados y su curva de aprendizaje es manejable para cualquier profesional con perfil analítico o administrativo.
Si todavía estás gestionando procesos críticos en hojas de cálculo cada vez más frágiles, este podría ser el momento de dar el siguiente paso.
Un Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) es una herramienta de Business Intelligence enfocada al análisis de los datos de una organización.
Son herramientas que no contienen informes, predefinidos en los que se presenta la información de manera estática, por el contrario, te permite manejar, navegar y profundizar entre ellos, manejarlos desde distintas perspectivas, permitiendo encontrar el detalle de cada operación para detectar problemas y Oportunidades de Negocio.
Características de los Sistemas de Soporte a Decisiones (DSS)
El principal objetivo de los Sistemas de Soporte a Decisiones es explotar al máximo la información residente en una base de datos corporativa (datawarehouse o datamart), mostrando informes muy dinámicos y con gran potencial de navegación, pero siempre con una interfaz gráfica amigable, vistosa y sencilla.
Los usuarios a los que están destinadas las plataformas DSS van para cualquier nivel gerencial dentro de una organización, tanto para situaciones estructuradas como no estructuradas.
Generalmente requieren (aunque no es imprescindible) un motor OLAP, que facilite el análisis casi ilimitado de los datos para hallar las causas raíces de los problemas/pormenores de la compañía.
Beneficios de los Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS)
El DSS es una de las herramientas más emblemáticas del Business Intelligence ya que, entre otras propiedades, permiten resolver gran parte de las limitaciones de los programas de gestión. Estas son algunas de los beneficios principales:
Proporcionan Informes dinámicos, flexibles e interactivos, de manera que el usuario no tenga que ceñirse a los listados predefinidos que se configuraron en el momento de la implantación, y que no siempre responden a sus dudas reales.
No requiere conocimientos técnicos. Un usuario no técnico puede crear nuevos gráficos e informes y navegar entre ellos, haciendo drag&drop o drill through. Por tanto, para examinar la información disponible o crear nuevas métricas no es imprescindible buscar auxilio en el departamento de informática.
Rapidez en el tiempo de respuesta, ya que la base de datos subyacente suele ser un datawarehouse corporativo o un datamart, que son tipos de bases de datos que están optimizadas para el análisis de grandes volúmenes de información.
Integración entre todos los sistemas/departamentos de la compañía. El proceso de análisis de requerimientos previo a la implantación de un Sistema de Soporte a la Decisión garantiza la calidad y la integración de los datos entre las diferentes unidades de la empresa, por lo que existe lo que se llama: integridad referencial absoluta.
Cada usuario dispone de información adecuada a su perfil. No se trata de que todo el mundo tenga acceso a toda la información, sino de que tenga acceso a la información que necesita para que su trabajo sea lo más eficiente posible.
La empresa tiene disponibilidad de información histórica. Una de las funcionalidades principales de estos sistemas es comparar los datos actuales con información de otros períodos históricos de la compañía, con el fin de analizar tendencias, fijar la evolución de parámetros de negocio… etc.
Existen muchas herramientas en el mercado para generar cubos OLAP una de las mas conocidas en Microsoft , con su herramienta llamada Service Manager, que permite crear bases de datos de tipo OLAP, permitiéndote posteriormente manejar y analizar fácilmente a través de Microsoft Excel y publicar o presentar en SharePoint.[/vc_column_text][vc_row_inner][vc_column_inner][vc_cta h2=”Si requieres ayuda para implementar esta herramienta contactame” h2_font_container=”font_size:30″ h2_google_fonts=”font_family:Roboto%3A100%2C100italic%2C300%2C300italic%2Cregular%2Citalic%2C500%2C500italic%2C700%2C700italic%2C900%2C900italic|font_style:400%20regular%3A400%3Anormal” txt_align=”center” color=”black” add_button=”bottom” btn_title=”Contáctame” btn_color=”blue” btn_align=”center” btn_i_type=”entypo” btn_i_icon_entypo=”entypo-icon entypo-icon-facebook-squared” use_custom_fonts_h2=”true” btn_button_block=”true” btn_add_icon=”true” btn_link=”url:http%3A%2F%2Fm.me%2FMarielAguilarTecnologia|title:Cont%C3%A1ctame%20por%20facebook|target:%20_blank|”][/vc_cta][/vc_column_inner][/vc_row_inner][/vc_column][/vc_row]
Es un software que permite tener una conversación auditiva o de texto con un robot, reemplazando así la interacción humana.
Tipos de Chatbot
1.- Chatbot de Texto. Funcionan a través de reglas, respuestas y opciones de dialogo predefinidos.
2.- Chatbot de Voz. Utilizan tecnología de inteligencia artificial para ir creando sus propias reglas. Y más allá de manejar comandos, entienden el lenguaje y aprenden de las conversaciones.
Objetivo de un Chatbot
Generalmente se desarrollan en aplicaciones de mensajería como el messenguer de Facebook o Whatsapp, donde el cliente contacta al chatbot como a cualquier otro contacto de su agenda o también, existen chatbots adaptados en los canales de comunicación propios de la empresa, como es su Sitio Web.
La mayor parte de estas compañías usan chatbots con los siguientes fines: aumentar las ventas, reducir los costos, mejorar la experiencia del cliente, optimizar los procesos de servicio al cliente, evitar consultas repetitivas, ofrecer experiencias omnicanales, automatizar la atención en canales digitales, agregar nuevos canales de atención y ofrecer a los clientes herramientas de autoservicio.
Los chatbots son herramientas impulsadas por Inteligencia Artificial que beneficia a muchos departamentos dentro de una compañía.
En Latinoamérica, el 86% de los consumidores latinos considera una respuesta inmediata como un factor importante en lo relativo a atención al cliente, marketing o ventas, y los mexicanos no son la excepción.
Actualmente, los chatbots pueden resolver de manera eficaz el 65% de las consultas de los clientes dejando apenas un 21% del total de las consultas transferidas a un agente humano.
Beneficios de un Chatbot
Incrementar el servicio y la calidad de tu Ecommerce,
Puedes obtener bases de datos cualificadas y enriquecidas de tu servicio a través del análisis de la psicografía del usuario,
Crear una herramienta de remarketing cualificado partiendo de los datos recopilados y trabajando conceptos de marketing automatizado.
Reducir costos de recursos humanos dedicados al Ecommerce.
Ofrecer experiencias de compra en autoservicio.
Antes de incorporar este tipo de tecnología en tu Ecommerce, es importante que realices una planeación integral del servicio, ya que el chatbot es solo una parte del proceso de venta, debes tener bien definidos los procesos, los pasos y los recursos necesarios asignados a las actividades derivadas de una iteracción exitosa de chatbot, como puede ser enviar una cotización, cerrar una venta, etc. tu equipo debe estar siempre pendiente de los resultados, de tal manera que no se convierta en una mala experiencia para el usuario al no poder completar los procesos o no recibir atencion oportuna en los detalles finos de la compra.
Google Data Studio es una herramienta gratuita de Google que nos permite crear paneles e informas dinámicos. Los informes que se crean a través de la plataforma son sencillos de entender, compartir y personalizar.
Principales ventajas de Google Data Studio:
Puedes conectar con facilidad varias fuentes de datos
Transforma los datos presentándolos de forma amigable
Permite personalizar los gráficos
La información se actualiza en tiempo real
Permite edita la presentación de los informes y compartirlos fácilmente
Esta herramienta permite trabajar en un mismo informe al mismo tiempo desde distintas computadoras
Tienes un significativo de ahorro y recursos al crear los informes automatizados
La flexibilidad de Data Studio en la creación de Dashboards, gráficas y tablas hace que podamos acercar y alejar el foco a un proyecto, viendo primero datos muy generales y luego jugando con los filtros y, por ejemplo, los segmentos de Google Analytics, para entrar en gran detalle en los datos.
En los casos de ecomerce puedes ver primero la evolución de las visitas y ventas del mes y en el informe, justo debajo, la evolución por categoría de productos. Viendo así, sería muy fácil determinar porqué se produce una modificación en la tendencia de nuestro negocio.
Aun cuando esta herramienta te permite analizar únicamente datos de Google, es perfecta para iniciar a establecer estrategias de crecimiento de tu Sitio Web
Los formularios de Registro son una de las interacciones más importantes que tendrán los usuarios en tu Sitio Web. Se utilizan para todo tipo de situaciones decisivas: Registros, suscripciones a newsletter, formularios de contacto para conseguir información adicional, compras. etc.
Los formularios de registro siempre formarán parte de los objetivos principales de toda empresa y conformarán uno de los pasos finales del usuario a la hora de conseguir las conversiones que anhelamos. Por este motivo, es de vital importancia poner especial cuidado a la hora de diseñar y desarrollar esta sección en tu Sitio Web.
Reglas para el diseño de formulario de registro
Pide solo los datos necesarios
Eliminando campos innecesarios conseguiremos ahorrar a los usuarios un tiempo muy valioso e incrementaremos la tasa de éxiyo de finalización de la tarea o de las conversión.
Ahorra tiempo de escritura al usuario
Minimiza la escritura, reduce el número de opciones, utiliza respuestas predefinidas o botones desplegables para que el usuario rellene un formulario rápidamente y sin problemas.
Apuesta por las llamadas a la acción (Call to Action o CTA)
Anima al usuario a rellenar los campos, dale información adicional, explícale los requisitos de cada campo como las contraseñas, ayúdale a completarlo y sobe todo, mantén una conversación amena en la cual se den respuesta a una serie de preguntas concisas.
Ayudando al usuario a rellenar los campos, conseguiremos que termine el formulario de forma más rápida y sencilla y al mismo tiempo disminuiremos los posibles errores que puedan surgir en el proceso.
Diferencia los campos obligatorios de los que no lo son
Es importante que el usuario sepa que campos son opcionales, por lo que de este modo podrá saltárselos si lo desea. Sin embargo, como ya comentamos anteriormente, si tienes campos que no son obligatorios, de preferencia no los pongas, podrás pedirlos mas adelante.
Liberate de los captchas imposibles
En artículos anteriores hemos platicado sobre la importancia de establecer un captcha en el formulario de registro, pero, es conveniente elegir un captcha sencillo de usar, por lo que el Recaptcha de Google es una excelente opción para usar y evitar posibles frustraciones entre los usuarios.
Proporcionar un mensaje de error claro
Es muy importante mostrar de forma visual y clara si el usuario ha cometido uno o mas errores a la hora de complementar el formulario. Pero más importante es aún indicarle cómo resolver dicho error y el motivo por el cual se ha producido. De esta manera, el usuario podrá arreglar con facilidad el error cometido y conseguir un registro exitoso en el siguiente intento.
Lo más importante en esta actividad es que generes una BASE DE DATOS de interesados, y no descuides el uso y mantenimiento que le des a la misma, ya que en ventas como en cualquier área de la empresa, el adecuado uso de la información es lo que puede determinar el crecimiento tu negocio.
Pon especial atención a la hora de crear todos los elementos que formarán tu Sitio Web, si deseas ayuda especializada contáctame y confía en mí para la creación de tu Sitio Web a la Medida
Una estrategia CRM (Customer Relationship Manager) consiste en recolectar toda la información posible sobre los clientes para gestionar estas relaciones en torno a los datos. y concentrarla en una base de datos de fácil consulta para toda la compañía.
Beneficios de implementar una estrategia de CRM
Favorece enormemente el impacto que tendrá el manejo del marketing de la compañía.
De ella surgen acciones comerciales efectivas que venden y que se basan en los datos recogidos.
Podemos segmentar aquella información que sea mas relevante para cada cliente.
Se optimizan totdos los aspectos de la comunicación comercial para mejorar las campañas publicitarias.
Ofreccer soporte específico y llevar un registro minucioso de todos los documentos que enviamos y recibimos de ese cliente.
Toda la información recopilada pasa a formar parte de un mundo de información que involucra a toda la compañía (BIGDATA) que, gestionada adecuadamente puede brindarnos una adecuada estrategia de crecimiento del negocio.
Un CRM es una herramienta esencial en cualquier empresa, ya que nos permite conocer a nuestros clientes actuales y clientes potenciales y personalizar el trato con ellos. Con esta herramienta también podemos monitorizar los resultados obtenidos de cada interacción.
Por su funcionalidad, es útil en cualquier área de a la empresa, pero en concreto, para la creación de campañas de marketing y para la realización de estudios de mercado, este software es esencial.
Como un CRM permite dejar constancia de cada interacción con clientes, significa también que tenemos datos sobre qué piensan, como responden a nuestra campaña realizada, que les llama más la atención de nuestra estrategia de marketing y si responden como nosotros esperamos. Ademas podemos acceder a informes donde todos estos puntos quedan reflejados de manera clara y en tiempo real.
Funcionalidades del CRM aplicado al marketing.
-Lanzar campañas vía mail: Un CRM te ayuda a segmentar a tus clientes según sus preferencias, de tal manera que el mensaje sea más efectivo.
-Realizar campañas vía SMS: La ventaja del SMS frente al mail, es que en el primero no hay bandeja de spam, por lo que todos los mensajes llegan al destinatario. Además, según los estudios que se han llevado a cabo, la efectividad es mucho mayor ya que el cliente le presta más atención. Enlazar un CRM a tu campaña de SMS te permitirá registrar y monitorear el desempeño de la misma.
-Integración con redes sociales: Al integrar el CRM con las redes sociales, podremos monitorizar las pautas de comportamiento del cliente y conocer sus gustos e intereses. Esto representa una ventaja para diseñar campañas efectivas.
–Monitorización de respuestas: Con un CRM no sólo tenemos acceso a las respuestas de cliente, sino también podemos almacenarlas, gestionarlas y consultarlas de manera rápida y eficaz, con lo que el departamento de marketing puede dedicar su tiempo a la creatividad.
-Creación de Informes. Lo mejor del CRM es que podemos tener acceso a toda la información que se genera en tiempo real en cualquier etapa del proceso de venta: diseño, creación, comercialización, y postventa de un producto o servicio mediante informes y estadísticas generadas automáticamente.
Los sistemas ERP o Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales son sistemas de gestión de información que automatizan las actividades operativas y productivas de una empresa, facilita e integra la información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
Optimización de los procesos en el negocio.
Acceso a la información en tiempo real
Posibilidad de compartir información entre todos los departamentos de la empresa
Eliminación de reproceso de información.
¿Qué beneficios aporta un ERP a mi empresa?
1.- Optimiza la organización interna. Permite optimizar los procesos y los recursos, lo que contribuye a la optimización y eficiencia en la relación y el trato al cliente.
2.- Ayuda a la toma de decisiones. El acceso a información fácil, rápida y ordenada permite tomar decisiones en base a datos y no a creencias, lo que evitará las decisiones impulsivas, erróneas o mal enfocadas. Debes poner especial cuidado en que la interpretación de los datos sea correcta.
3.- Aumento de la productividad. Con la automatización de los procesos desaparecen las tareas duplicadas y la información redundante, enfocando a los empleados a proporcionar únicamente la información necesaria en cada tarea.
4.- Reducción de costos. Al simplificar los procesos y los flujos de trabajo, impactas directamente en la optimización de tiempos y de recursos lo que impacta directamente en la reducción de costos.
5.- Mayor control. Al implementar un ERP cada una de las operaciones queda asignada a un individuo en un tiempo concreto y con objetivos específicos, como consecuencia se genera un procedimiento, lo que permite hacer un seguimiento a detalle de cada uno de los procesos en todas y cada una de sus diferentes etapas.
6.-Planificación del futuro. Al tener información histórica, los comportamientos y tendencias, nos permite crear escenarios futuros y estimaciones realistas, minimizando el margen de error en las planeaciones.
7.- Crecimiento ordenado.La mayoría de los ERP son modulares, escalables y están conectados entre sí, lo que permite incorporar nuevos módulos conforme la empresa crece y el flujo organizado de información entre ellos.
Existe una excelente herramienta en el mercado ideal para empresas en crecimiento, se trata del ERP de Microsip que te permite gestionar y tener una visibilidad completa de tu negocio. Con Microsip podrás controlar tu contabilidad, ventas, compras, inventarios, cuentas por cobrar y pagar y hasta la nómina de tu empresa. Y gracias a su gran variedad de reportes podrás obtener información detallada al instante que te ayudará durante la toma decisiones.
Actualmente, existen los famosos “secuestros de información”, en donde alguien toma tu servidor y bloquea todos los accesos, la única manera de recuperarlo es efectuar un pago de cientos de miles de pesos, en realidad el servicio no importa, lo reestableces en otro servidor, pero lo que sí es muy valioso para cualquier negocio, es el histórico de información, ya que es lo que trabajas día a día y la parte medular de la empresa.
Es por ello que siempre debes estar preparado para resolver situaciones inesperadas, tomando ciertas medidas fáciles que garanticen que no habrá interrupción del servicio en tu empresa, como son:
1.- Instala respaldos automáticos en todas tus aplicaciones, incluyendo tu Sitio Web.
2.- Instala un antivirus, que tenga firewall y excluye los puertos necesarios, pero nunca lo deshabilites, es mejor configurar correctamente que crear situaciones de riesgo.
3.- Si tienes que abrir puertos en tu servidor, abre únicamente los puertos necesarios y en las aplicaciones satelitales que apliquen.
4.- Eventualmente valida que exista el “ultimo respaldo” en la nube, ya que a veces estamos muy seguros que se realiza y cuando lo necesitamos, no existe o es muy antiguo.
5.- Asesorate con un especialista en seguridad de la información. Invierte en una Póliza de Seguridad con servicios administrados de respaldo. Recuerda que es mejor pagar una póliza mensual a costo adecuado que pagar miles de pesos cuando tienes el problema.
